مقدمة:
تصمم دورة MS Outlook – مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب لإبراز الجوانب التطبيقية والعملية لمهارات السكرتارية وإدارة المكاتب. تتضمن الدورة أنشطة، أسئلة، وحالات تطبيقية لترسيخ وتعزيز المهارات الأساسية للسكرتارية. وتشمل موضوعات مثل: إدارة الوقت، تنظيم المواعيد، إعداد التقارير والمراسلات، التعامل مع الرؤساء والزملاء، والعلاقات العامة.
أهداف البرنامج:
- معرفة المهام والمسؤوليات الأساسية.
- التعرف على المهارات الشخصية والعملية المطلوبة.
- إتقان أساليب تنظيم الملفات والوثائق.
- التدريب على التطبيقات العملية اليومية.
- إعداد المراسلات والتقارير بكفاءة.
- التعرف على التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية الحديثة.
- تطوير الذات لتمكين المساعدين الإداريين.
الفئة المستهدفة:
الموظفون في وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لها، وكل من يرغب في تطوير مهاراته وخبراته في هذا المجال.
محاور البرنامج:
اليوم الأول:
تنظيم الوثائق والملفات – تقنيات وأساليب الحفظ، الفهرسة، التصنيف، مراجعة المراسلات.
اليوم الثاني:
إعداد المراسلات والتقارير – أنواعها، أسلوب الكتابة، إخراجها بالحاسب الآلي.
اليوم الثالث:
مهارات السكرتارية الحديثة – تنظيم الاجتماعات، تنظيم الوقت، التعامل مع الضغوط.
اليوم الرابع:
إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية – مسؤوليات مدير المكتب والمساعد الإداري، تنظيم الرحلات والاجتماعات.
اليوم الخامس:
السكرتارية الإلكترونية – أحدث التقنيات، البريد الإلكتروني، تنظيم المواعيد إلكترونياً، حفظ الوثائق إلكترونياً.